La dématérialisation est un enjeu phare de la modernisation des systèmes d’information du secteur public. Au sein des établissements de santé, la dématérialisation s’impose de façon transverse à tous les échelons de gestion, qu’il s’agisse des échanges avec les fournisseurs (facturation publique), des échanges avec les patients ou résidents, ou encore, des échanges avec la Trésorerie. La mutation numérique espérée avec la stratégie “ma santé 2022” offre des promesses de développement de l’accès au soin, de meilleure coordination des professionnels, de techniques de diagnostic plus poussées ou encore, de performances accrues. Dans cet article, nous allons vous présenter quelques bonnes pratiques pour réussir son projet de dématérialisation financière et comptable, en tant qu’établissement de santé.

La dématérialisation financière et comptable, un processus de transformation globale

Voici plusieurs années que les établissements de santé travaillent à l’amélioration de leurs systèmes d’information, en vue d’atteindre l’exhaustivité et la pertinence des données disponibles, d’optimiser la traçabilité des soins, et bien entendu, d’obtenir une parfaite conformité au cadre légal et juridique, en constante évolution.

Ainsi, depuis le 1er janvier 2019, on constate l’obligation de transmission dématérialisée au Trésorier public de la totalité des pièces comptables et justificatives, qui concerne plus de 500 établissements publics.

La dématérialisation des établissements de santé s’inscrit au coeur de nouveaux enjeux de modernisation des systèmes d’information hospitaliers pour la période 2018 – 2022, avec notamment :

  • La conformité au Règlement Général pour la Protection des Données (RGPD),
  • Le déploiement de l’Identifiant National de Santé (INS),
  • La certification des comptes,
  • La simplification administrative…

Etablissements de santé : comment réussir son projet de dématérialisation

Effectuer un audit des processus de son établissement

Comme pour toute mise en oeuvre de projet, l’analyse des besoins est une étape sine qua non, si ce n’est l’étape la plus importante, de la mise en oeuvre de la dématérialisation. De la prise de commande à la mise en paiement, il est nécessaire d’identifier quels processus doivent être mis en place, à travers quel circuit de validation, et les différents profils et habilitations impliqués.

Impliquer tous les acteurs de l’établissement

C’est une multitude d’acteurs qui doivent être impliqués au projet et coordonnés, en commençant par la direction elle-même, mais aussi, la direction des ressources humaines, la direction des achats, la direction financière, la direction des systèmes d’information, et les partenaires externes tel que le comptable public et l’éditeur de la solution de dématérialisation.

Mettre en oeuvre une convention de services comptables et financiers

Une convention de service comptable et financier permet de matérialiser et de pérenniser une relation partenariale solide, de confiance et de qualité entre l’ordonnateur et le comptable, et de fixer des objectifs partagés et un calendrier d’atterrissage.

Utiliser toutes les aides possibles

L’établissement peut saisir différentes opportunités de bénéficier d’aides et de recommandations dans la mise en place de la dématérialisation :

  • Le comptable public, partenaire naturel de l’ordonnateur, peut utiliser l’appui de sa direction départementale pour l’accompagnement dans son projet.
  • Le correspondant « dématérialisation » implanté dans chaque direction locale peut conseiller et éclairer l’établissement quant à son retour d’expérience sur d’autres établissements.

Veiller à l’adhésion et à l’appropriation des actions par les utilisateurs

Rien ne sert de mettre en place un nouveau système et de nouvelles procédures si ces derniers ne sont pas adoptés ou assimilés par les utilisateurs en charge de leur application. Obtenir l’adhésion et le soutien du personnel au projet est important, et peut être obtenu par la mise en évidence de l’amélioration des conditions de travail pour les agents : simplification des procédures, suppression des tâches redondantes, ou encore, automatisation des tâches sans valeur et des contrôles embarqués.

Impliquer les prestataires informatiques

Bien entendu, les prestataires informatiques concernés par le projet de dématérialisation ont un rôle essentiel à jouer dans la réussite du projet. En effet, c’est l’éditeur qui est le garant du bon respect de la réglementation en vigueur et de l’interopérabilité de sa solution. Ainsi, il est nécessaire pour l’éditeur de disposer de la certification PES-V2 auprès de la DGFIP, et de permettre le stockage de l’ensemble des pièces nécessaires aux écritures comptables. La solution doit également permettre la transmission à la Trésorerie des flux de dépenses ou recettes, enrichis de toutes les pièces justificatives (marché, RIB, fiche d’inventaire, facture, ASAP, etc.).

La dématérialisation du processus de la chaîne de la dépense et des achats fait partie d’un processus de transformation digitale des établissements de santé, au coeur d’une véritable complexité. Multiples activités, nécessité d’identifier précisément les processus, multiplicité des acteurs externes et internes aux établissements de santé sont autant de raisons de faire appel à toutes les aides possibles, internes comme externes, pour faciliter le pilotage de l’ensemble du projet. Pour aboutir à une gestion comptable orientée dématérialisation, il est important de faire appel aux bons acteurs, et aux bons outils et leviers, capables de s’adapter aux spécificités de votre établissement, tout en garantissant une compatibilité et une interopérabilité conformes à la réglementation en vigueur.

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