Le CH François Tosquelles, établissement spécialisé en Psychiatrie, fait partie des 7 premiers établissements du Languedoc-Roussillon ayant déployé PESV2. Entretiens avec Djemel Taibi – RSI et Aline Blanc – Attachée d’Administration Hospitalière aux finances/bureau des entrées et référente fonctionnelle du projet.

DSIH : Quel est votre historique avec MEDIANE ? 

AB – DT: Nous travaillons avec Médiane depuis 1995 avec le module Gestion des tutelles. Suite à la fermeture des CRIH, nous avons cherché un éditeur capable de proposer un outil de Gestion des Ressources Humaines. Ensuite, l’établissement a élargi le fameux triptyque proposé par Médiane avec la GEF et la GAP.

Médiane a accompagné le CHFT dans la mise en place du PESV2. Comment le projet s’est-il déroulé ? Aujourd’hui, êtes-vous passés en production ?

AB – DT : Le logiciel Médiane GEF étant le premier éditeur hospitalier à être agréé par la DGFIP et n’ayant pas l’intention de changer d’éditeur, nous avons lancé en 2014 la mise en place de PES V2 pour la dématérialisation des flux mandats et titres.

Nous avons sollicité les formations Médiane sur le déploiement de PESV2 avec 4 demi-journées de téléformation. Les agents du service des finances ont été formés, et de mars à novembre 2014 a eu lieu la phase de test en partenariat avec la DGFIP et Médiane. Les téléformations apportent un gain de temps et d’énergie. Les équipes Médiane se sont montrées très réactives et compétentes durant toute la période de test.

Nous voulions dès le départ être prêts pour une « full dématérialisation », incluant la signature électronique et les pièces justificatives.

Est-ce compliqué à déployer ?

AB – DT: Techniquement, le déploiement avec Médiane a été très simple. En revanche, ce sont les ajustements pour s’adapter aux exigences de la DGFIP, qui nécessitent de travailler avec l’éditeur. Ce sont également des ajustements internes pour harmoniser les pratiques. Au-delà du service des finances, le traitement des factures incombe à trois services : service économique, pharmacie et RH, soit 5 à 8 agents intervenant sur Médiane dans ce processus. Des réunions de travail en interne ont été nécessaires pour mettre en place des façons de travailler communes.

Nous avons pu nous rendre compte avec l’éditeur que les niveaux d’exigence de la DGFIP sont parfois différents selon les départements. Nous n’avions pas forcément conscience de cette problématique pendant la phase de test !

Où en êtes-vous aujourd’hui ?

AB – DT: Nous avons très peu de rejets. Depuis le début de l’année, nous avons envoyé 300 flux et comptabilisons moins de 5 rejets !

Quel est l’intérêt de la dématérialisation ? Quels sont ses avantages ?

AB – DT : Le premier intérêt était de répondre à la demande de la DGFIP.  C’est aussi un objectif de notre Schéma directeur informatique impulsé par  la direction du CHFT et porté actuellement par Philippe VILLENEUVE, notre chef d’établissement. La volonté de modernisation pour aller vers le « zéro papier », s’inscrit enfin dans le programme de modernisation de l’état. Aujourd’hui, nous avons amélioré l’efficience de notre chaîne de traitement des factures.

Nous allons mettre en œuvre cette année la norme B2-NOEMIE avec pour objectif la FIDES, c’est-à-dire une dématérialisation au niveau des titres issus de la  gestion administrative des patients entre la DGFIP, les organismes d’assurance maladie et les mutuelles.

Vous allez désormais mettre en place la GED avec Médiane et Documalis. Pourquoi ce choix ?

AB – DT: Dans l’idée du « zéro papier », l’intérêt  d’une GED est vite apparue comme essentielle et l’on s’est rapproché de la société Documalis. Nous avons fait le choix de dématérialiser tout le courrier entrant. Une intégration d’une GED dans Médiane paraissait incontournable. Nous avons mis en relation Médiane et Documalis afin de nouer un partenariat qui vient de se concrétiser.

Les établissements sont-ils préparés pour ce type de projet ?

AB – DT: Au niveau des utilisateurs, cela peut paraître assez complexe au début au vu du nombre d’acteurs. L’acquisition d’un EAI auprès d’Enovacom a permis d’assurer la centralisation et le contrôle des échanges entre les progiciels et la DGFIP. L’interopérabilité entre les logiciels permet aux utilisateurs de gérer l’ensemble du processus de facturation uniquement dans l’application Médiane GEF. C’est un point fort apprécié des utilisateurs.

Le mot de la fin à Philippe Villeneuve, Directeur : le CH François TOSQUELLES  est en pleine mutation organisationnelle et a besoin d’outils performants !

Propos recueillis pas DSIH Magazine – Mai 2015